Vous l’attendiez avec impatience ! Voici l’épisode 2 de notre mini-série « Alice et Xavier ». Dans cet épisode Xavier prend l’initiative et organise une réunion avec Alice pour lui parler des Incoterms utilisés par le groupe et faire un point sur les éventuels risques liés.
Episode 2 – Quand Xavier (le douanier) explique à Alice (la fiscaliste) pourquoi certains Incoterms sont à éviter.
Après avoir débuté il y a six ans au sein du service logistique, Xavier a rapidement saisi l’importance cruciale des questions douanières que personne ne semblait vraiment prendre au sérieux. Il a réellement réussi à se faire entendre après le dernier contrôle douanier ! Aujourd’hui, il orchestre les flux douaniers du groupe, jonglant avec les importations d’Asie et les distributions mondiales.
Xavier est alerté lors d’un webinaire LHLF que certains Incoterms, tels que EXW et DDP, étaient à éviter pour des raisons douanières mais surtout fiscales, il s’était alors noté d’en discuter avec Alice lors de leur « point Incoterms ». Lors de leurs derniers échanges sur les prix de transferts (voir épisode 1), Alice lui a paru très sensible aux contraintes opérationnelles et logistiques auxquelles il fait face chaque jour.
Bien qu’Alice ait une compréhension vague des Incoterms comme des acronymes régissant la répartition contractuelle des responsabilités et des risques lors des flux logistiques, elle est curieuse de connaitre leur impact fiscal.
Lors de leur point, Xavier lui explique qu’ils utilisent beaucoup l’Incoterms EXW pour les ventes export avec leurs clients. Avec cet Incoterm, les clients viennent récupérer les produits directement dans leur usine et ont la charge de toutes les formalités douanières d’exportation depuis la France. Xavier souligne que cette pratique est risquée car la société n’a pas la main sur les formalités de douane export et que d’un point de vue douanier, par exemple, il existe des risques que :
- La société soit reprise commme exportateur dans le document d’exportation mais sans le savoir (dès lors que l’acheteur, société non UE, ne peut agir comme exportateur) et que donc un représentant en douane agisse en son nom et pour son compte que la société n’ait de lien juridique / contractuel avec lui,
- Les informations figurant dans les documents d’exportations soient erronées (valeur, origine, nomenclature des marchandises…).
Alice comprend alors ! D’un point de vue fiscal, au risque de se voir remettre en cause lors d’un contrôle fiscal l’émission de factures HT pour ces ventes export, il est essentiel d’avoir des preuves que les biens ont quittés le territoire français et de l’UE et donc d’avoir le document d’exportation finalisé. Or, si le client se charge des formalités douanières lors de l’exportation, la récupération de ces preuves devient extrêmement complexe, et s’assurer que la société apparait bien comme l’exportateur aussi. En l’absence de ces preuves, elle pourrait être tenue d’appliquer de la TVA française sur ces factures… ce qui commercialement serait un sérieux inconvénient !
Xavier lui indique qu’ils auront certainement le même problème lorsqu’ils utilisent l’Incoterm DDP avec leurs fournisseurs. Avec cet Incoterm, le fournisseur est alors en charge de tout jusqu’à leur usine … dont l’importation en France. En effet, Xavier préfère toujours pouvoir vérifier que l’Incoterm est correctement utilisé et qu’ils ne sont pas mentionnés, malgré eux, comme importateur des marchandises en France, ce qui arrive souvent en pratique, et cet Incoterm ne le lui permet pas.
Alice doit elle aussi tirer les conséquences en matière de TVA du document d’importation, il faut donc qu’elle puisse le récupérer systématiquement ! Elle se fait également la réflexion que ça pouvait expliquer les décalages qu’elle retrouvait certains mois lors du cadrage entre les montants pré-remplis en CA3 et la comptabilité.
Alice et Xavier conviennent alors d’éviter à tout prix ces Incoterms, ils en informeront les commerciaux. Lorsque ce n’est pas possible, ils devront prévoir une clause dans les contrats imposant au client/fournisseur de leur transmettre les documents douaniers finalisés dans un délai encadré.
Cet échange fructueux renforce la collaboration entre Alice et Xavier, pour le plus grand plaisir de Alice , jetant les bases d’une gestion douanière et fiscale solide pour le groupe !